領収書がなくても経費にできますよ!条件付きですが

経理

事業をしているとたくさんの領収書を受け取りますよね。
これらを会計上、税務上の経費にするには保存しておかないといけません。
ただ、ときには領収書がでてこない経費もあります。
「領収書がないから経費にならない・・・」と諦めないでください。
要件を満たせば経費にすることができます。

レシートがあれば領収書はいりません

まず、レシートがあればそれだけでいいです。
「領収書ないですよ、レシートしかなくて・・・」
レシートで大丈夫ですよ、むしろレシートのほうが望ましいです。
税務上、経費は「いつ、だれに、何を、いくら」が記載された書類を
保存しないといけません。
普通は領収書にもレシートにも記載されています。
ただ、複数買ったときは領収書だと「御品代」などと書かれるので
何を買ったか分かりません。
一方レシートは買ったものが1つずつ記載されているので
根拠資料としてはこちらの方が良いです。

 

領収書が出ないときは?

領収書もレシートも出てこない経費もあります。
たとえば次のようなものです。
・電車やバスの交通費
・現場で休憩中に従業員のために自動販売機で買った飲み物代
・取引先などへのご祝儀や香典代

自動販売機にむかって領収書下さいって言ってもダメです。(おかしな人と思われますね)
でも、コンビニで買えば領収書やレシートもらえます。
同じ飲み物代なのに、買い方によって経費にならないのでは納得いきませんよね。

また、ご祝儀や香典を渡して領収書をもらう人はいませんよね。

こういうときはメモ書きを残しておきましょう。
「いつ、だれに、何を、いくら」払ったのかをメモ書きしておけばOKです。
ご祝儀や香典の場合は、招待状や案内状と一緒に保存しておくとより良いですね。
調査で「ホントに結婚式なんかあったの?嘘ついて社長のポケットに入れたんじゃないの?」
と聞かれても根拠になります。

出金伝票を使う手もあり

メモ書きはなんでもいいです。
新聞広告の裏でも、メモ用紙でも構いません。
また、市販の出金伝票を使うのも手です。
「そんな前世代な」なんて言わないでください。
実は意外と便利です。
なぜかというと、出金伝票には
年月日、支払先、適用、金額の記載欄があります。(勘定科目は無視しましょう)
なのでメモすべき項目が網羅されているのですべて記載すれば漏れがありません。
つい書き忘れてしまう事が多い方は検討してみてはどうでしょう。

 

まとめ

領収書がなくてもあきらめないで。経費にできる方法はあるので安心してください。
お金を払ったら、領収書かレシートをもらう。
もらえないならメモ書きを残すようにしましょう。
また、当然ですがこれらは7年間保存しないといけません。
「袋に入れてあるけど、いつのがどこに入っているか分からない」ではまずいので
保存はしっかりしておきましょう。

 

【編集後記】
三連休の私は、地元に帰ったり不動産を見たり、夜更かししてしまったりで
疲れが溜まったのか、起床時間が遅くなってしまいました。
生活リズムを戻したいのですが
今週はプライベートで書かなければいけない書類や手続きが多く
夜更かしが続いてしまいそうです。。。

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