人は忘れるもの、記録を残すことが大切

人は忘れるもの、記録を残すことが大切

今朝、ふとメールを見ていたところタスクを完全に忘れていました。
ただし、タスクの期限をカレンダーに入れていたのでいずれは気がつくようにしていましたので
その後、焦らず落ち着いてタスクを終えました。
(その期限自体、本当のデッドラインよりかなり前に設定していたのも落ち着けた要因です)

記録がないと争いのもとになりやすい

私は以前から、電話をあまり使わないスタンスでいます。

ひとり税理士だから「電話を使わない」理由

電話で連絡するのが常識?相手と気持ちよくコミュニケーションが取れていればOKじゃないかな

あまり電話を使わない理由として、電話で話した内容が残らないので
あとでトラブルになりやすいというのもあります。

対面や電話で交渉したときはお互い納得したはずなのに、後になって「言った、言わない」の
争いになることは誰しも経験があるのではないでしょうか。
人の脳はいい加減で、自分の都合のいいほうに考えるので記憶すら変えてしまうことがあります。
(実体験として)

 

文章にすることで見返すことができる

メールやチャットであれば記録に残りますし(チャットは後から書き換えない前提で)
認識と違えば、訂正やすり合わせがしやすいです。
話の内容を忘れてもあとで見返せるので、一度わきに置いてほかのことを考える余裕も生まれます。

もし口頭や電話で交渉して何かを決めたときは、会話中に話の内容をメモしておき、
先ほどの内容をメールで送り、お互いに認識に間違いがないか確認する手もあります。

なお、議事録を残すのは良さそうですが、私は若干懐疑的です。
誰か一人しか記録を取っていないと、その人の書き方次第で
内容のニュアンスが変わったり、極端な話をするとうそを書いても
ほかに記録がないと嘘が事実になったりします。

当時の想い、考え方を残す

交渉に限らず書いて残す、表に出しておくことは大切だと思っています。
たとえば、HPの文章や料金表。
私は、HPの文章や料金表を定期的に変更しています。
書いた当時は「これでいこう!」と思っていますが
定期的に見返すことで、「今と違うな」と感じます。

今、その時点で考えていることが表に出ているようになっています。
ブログもそうです。
その当時の私が何を考えていたのか残りますし、色々と経験した今考えていることとの
違いもわかります。
あとで見返すと理想論や青臭いことを書いていて恥ずかしいですが・・・