資料は紙ではなくデータにして保存する

日常で感じること

仕事をしていると紙の資料が増えていきます。
紙で持ち続けるのではなくデータにして保存してみてはどうでしょう。

紙で保管することはコストである

顧客の情報として把握しておきたいとして
定款、謄本、決算書、申告書、賃貸借契約書、借入の返済予定表などがあります。
決算書や申告書なら数年分が必要です。
これらをすべて紙で保管しようと思ったら分厚いファイルが必要です。
ファイルを保管しておく棚も必要ですし
そうしたら棚を置くためのスペースもいります。
スペースを確保するために広い事務所を借りなければいけません。
紙の資料を保管するためにお金を払わないといけないわけです。

なんでもかんでも紙で保管することはそれ自体がコストです。

資料はデータで保管する

なので紙で保管する必要がない資料はデータにして保管したほうがいいです。

決算書や申告書は数年分必要ですが枚数が多いので
データ化する効果は大きいです。

事務所の複合機でPDF化してもいいですし
スキャンスナップなどを使ってデータ化する方法もあります。
富士通のScanSnap iX100なら3万円以内で買えます。
無駄なスペースにお金を払うくらいなら投資効果は絶大です。

資料の検索も容易になる

紙で保管していると見たい資料を自力で探すしかありません。
ファイリングを工夫すれば探しやすくできますが
無造作にファイリングしていると、探すだけで1時間くらいあっという間に終わります。
(なので他人が無造作にまとめたファイルは本当に嫌です)
資料をデータにしてファイル名や保存場所をルール化すれば
検索が容易になります。
データにしてもルール化を徹底していないと
下手をするとほしい資料を探し出せなくなりますので注意しましょう。

まとめ

原本や紙で保管しないといけない資料はそれほどありません。
できるものはどんどんデータ化してすっきりさせましょう。

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