先に情報共有しておくといい

せっかく話す機会を得られたら有意義なものにしたいものです。
話す前にわかる情報なら先に知っておいたほうが
はやく本題に入れますし、より有意義な時間になるでしょう。

有意義な話し合いのため大切なこと

日本では昔から会議というと、とにかく集まることが大切。
ひとまず集まってから何をするのか知ったり、「何を話し合おうか」ということが少なくありません。
少なくとも私はそういう経験が多かったです。

先日もそんな場面に遭遇しました。

会議とは、何かを議論し結論を出すためのものだと思っています。
会議に限らず、話し合いでは結論を出したいものです。

たとえば、仕事で問い合わせがあり打合せをしたとき。

最終的に買っていただけるか、契約していただけるのかの結論を出していただきます。
その過程において、相手の悩みを聞いたりニーズを伺ったり相手との関係性を築くことが大切でしょう。

有意義な話し合いにするためには、事前の情報共有が大切だと思っています。

会議などで結論を出すために大切なのは
・何を決めるのか？
・なぜ必要なのか？
という、情報共有ではないかと。

先に共有できる情報であれば積極的に共有しておいたほうが、有意義な結果になり有益だと思っています。

会議というと、集まることに意味がある的な風潮があるかもしれません。

「今日集まってもらったのは、ほかでもない、〇〇について話し合いたい。みんなアイデアを出してくれ」と言われても、良いアイデアなんて今すぐに浮かばないでしょう。

得てしてこういう会議は、急に集められ誰も何も準備できずに参加しています。

まっさらな状態なのに何か意見や結論っぽいことを出さないといけないので、
誰かが言った一言にのっかって議論が進みがちです。

何を話し合うのか事前に伝えてもらればアイデアも用意できますし、必要な情報を確認して会議にのぞめます。

そもそも何を決めるのか分からなければ、結論の出しようがありません。

事前に何を決めるのか情報共有されているほうが、有意義で意味のある会議になるでしょう。

会議では結論を出すことがゴールでしょう。
結論を出すには、「なぜそれが必要であるか」、背景を知っておくことも大切です。

何かを決めなければいけなくなったということは、背景には何かきめないとけない必要性があるはずです。

場合によっては、法律などの絡みである条件や要件を満たすような結論を出ないといけないでしょう。
そうすると条件や要件の確認も必要です。

会議では、どんな結論が良いのか、より良い結論を出すことに時間を使いたいものです。

ところが、話し合いが背景や条件、要件の確認から始まってしまうとその分時間がかかります。
よりベストな結論を出すために議論の時間を使いたいのに、背景や条件、要件の確認に会議の時間を使うのはもったいない。

事前に共有して各自確認しておけば、すぐに話し合いや疑問点の解決に入れます。

仕事、ご依頼をいただく場合においても、面談など話し合う場面があります。

ここでも情報を先に出して知っておいていただくことは有効だと思っています。

私は次の情報をHPなどで出しています。
・提供できるサービス
・料金
・プロフィール
・考え方
・できないこと、やらないこと

残念ながら、私の能力不足ですべての方々のご要望にお応えすることができません。
せっかくお問い合わせいただいても、
・料金が高いからとにかく下げてほしい
・電話したい
・ひとりでやっているのはちょっと
というお答えできないご要望があると、お力になるのが難しいです。

私から情報を出して知っていただくことで、ご依頼いただくにあたりミスマッチが起こりにくいかと思っています。

【編集後記】
ある打ち合わせに参加。
はじめはどうなるかと思いましたら、何とか方向性は決まりひとまず安心。

・長女（4歳8か月）
最近夜なかなか寝ないので、天井に映すディズニーのシアターを購入。
音楽と一緒にディズニーのキャラクターたちが流れてきます。
「あ、シンデレラ」「ミッキー寝てるね」とその都度興奮していて全く寝る気配がしません・・・

・次女（1ヶ月）
ベットにつけるメリーが届いたので早速設置。
動くプーさんたちを目で追って楽しそうにしていました。