Excelで作った資料を会計ソフトに手入力しない

経理


Excelで作った資料を会計ソフトに入力するなら
手入力するのは作業が増えるのでオススメしません。
もとのExcelを加工したほうが早いしミスも減ります。

一度カタチを変えて戻すのは、手間だしミスしやすい

いきなりたとえ話ですが
「この大阪弁の文章、意味が分からないな」と思って標準語にしようと思ったら
大阪弁→英語→標準語 と翻訳する人はいないでしょう。
日本語を日本語にするのにわざわざ他の言語にしたら
手間ですし、意味が変わってしまう恐れがあります。
そのまま使える言葉がほとんどなのだから、大阪弁→日本語でいくべきです。

会計ソフトへの手入力は二度手間

会計ソフトにデータを反映するときも、上記と同じです。
そのまま使えるのにわざわざ別の形式にして入力する必要はありません。

でも会計事務所では昔から「大阪弁→英語→標準語」の流れが
当たり前に行なわれています。
会計事務所でのあるあるの流れが次のような作業です。
・お客様が資料をExcelで作成。

・Excelの資料を紙にプリントアウトする。

・会計事務所(またはお客様自身)で紙資料の内容を会計ソフトに手入力する。

これでは取引量が増えるほど、Excelと会計ソフトに入力する作業が増えます。
しかも、会計ソフトに入力するのはすでにExcelへ入力したのと同じ内容です。
これでは二度手間です。
また、人間が入力する場面が増えると、どうしてもミスが生まれます。
ですので、出来るだけExcelから直接会計ソフトへ反映させる方が効率的です。

Excelの資料はExcelで取り込む

会計ソフトにはインポート機能があります。
ExcelやCSV形式のファイルを読み込んで自動で取引が登録されます。

例えばfreeeの場合
インポート用のExcelのフォーマットが用意されています。
いままでExcelで作成していたデータから、必要な箇所を
インポート用のExcelに転記して、freeeに取り込めば
後は勝手に損益計算書や貸借対照表が出来上がります。
Excelを加工すれば取引が100あろうが500あろうが数秒で取り込めます。

 

ヘルプページで「取引・口座振替のインポート(一括登録)」を表示させます。
画面の一番下にフォーマットがあります。

 


最低限の項目(収支区分、発生日、勘定科目、税区分、金額)だけ入力すれば
freeeのインポート画面から簡単に取り込めます。
お客様自身で会計ソフトに入れている場合は
勘定科目や税区分が間違っても税理士が直すはずなので
あまり気にしないでサクサク入力しましょう。

弥生会計やJDL、MFクラウドといった会計ソフトにもインポート機能があります。
全てのソフトを把握していませんが、いまどきインポート機能がないソフトなら
乗り換えたほうがいいでしょう。

インポート機能があれば自社で記帳している場合、作業量がかなり削減できます。
また、税理士サイドからみても記帳代行の手間が減ります。
検討してみてはいかがでしょうか。

 

【編集後記】
そもそも大阪弁って英語に翻訳できるのか気になって
Google 翻訳で「なんでやねん」と入力してみました。
結果は「why」でした。
さすがGoogle 先生、方言までカバーしているとは脱帽です。

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