テンプレ文章は効率的だけど、送るときには気を付けた方がいい

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ここ数年、あるメルマガを購読しています。
購読しているといっても、ほとんど読まないのですが解約していないでそのままにしていました。
今朝、その「あるメルマガ」が届いていてたまたま目を通してみたら「ん?」と思うことが書いてありました。

同じ文章を送るなら効率化を図る

メルマガは多くの人に一斉に送るものですね。
配信システムを使って送信すると、受け取った相手には「○○さん こんにちは」といった感じに本人の名前が出るので、名前を書き換える手間がなく一斉に送れます。

たとえば、私が購読している税理士の井ノ上さんのメルマガ。
毎朝ちゃんと「○○さん おはようございます!井ノ上です」となっています。
全員分の名前を書き換えて個人ごとに送る、なんてことを井ノ上さんがされているはずがありません。

また、仕事をしていて同じ内容の文章ををたくさんの人に送るときは、テンプレートがあると効率的です。

お客様にメールするときは会社名や担当者の方の名前などを会社毎に変えれば送れます。
たとえば、年末調整や確定申告の案内は、会社や人が違ってもほとんど内容が同じなのである程度文章をテンプレートで用意しています。

送るべき内容なのか

さて、冒頭の「あるメルマガ」に話を戻します。
読み始めると「ご登録いただいてから1ヶ月経ちますね。」と書いてありました。

この会社のサービスを利用していたのは約6年前で、メルマガもそのころに登録しました。
「ん?」と思ったのはこのことです。
登録して以来解約していないので登録から1ヶ月なんてことはあり得ないわけです。
どんな経緯で私に届いたのか疑問です。

文章を読んでみると、利用し始めの方向けの内容でした。
「久しぶりにご利用いかがですか?」という内容なら分かります。
まさか(間違って?)登録者全員に送ったのでしょうか。

効率的に配信するにしても、送るべき相手を把握できるようにシステムを運用しないと効果がありません。
それどころか逆効果かもしれません。

長年利用し続けている人がこのメルマガを受け取ったら、どう感じるのかなと思いました。
私なら、間違って送られる程度の軽い扱いなのかとちょっと悲しく思うかも。
今回は、すでにその会社のサービスを使っていないので特に何も感じませんでしたが。
(今後も利用することはないと思いますし)

些細なミスで信用を失わないように

私はメルマガはやっていませんが普段メールは使うので最低限、送る相手が間違っていないかだけは確認するようにしています。

恥ずかしながら私は昔、ある件でお客様にメールするときに名前を間違えて送ってしまいました。
別のお客様には同じ内容でメールしていたので使い回せると思いコピーしたら、名前を変更せずにそのまま送ってしまいました。
当然社内では怒られ、お客様にはやんわりと窘められました。
当たり前ですよね。

些細なことで信用は簡単になくなります。
つまらないミスで信用を失わないように気をつけないといけません。

以前のミスがあるのでメールを送るときは
・メールを送る前に宛先が間違っていないか確認する。
・BCCにすべきアドレスがTOやCCに入っていないか。
・会社名や担当者名は間違いないか。
・敬称は正しくついているか。
を必ず確認するようにしています。
これらを確認するだけなら30秒もかかりません。

名前を間違えないようにするなんて当たり前です。
当たり前のことが当たり前にできないだけで、どんなに難しい税法を理解していても信用を失います。

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【編集後記】
ちなみに冒頭のあるメルマガですが、だらだら最後まで目を通したら最後に
「こちらから配信解除できます」とあったのでそのまま解約しました。

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